Procesamiento de la información numérica, calculadora eléctrica.

Tema # 3

Procesamiento de la información numérica, calculadora eléctrica. Las hojas de cálculo. Preparar una tabla sencilla. Enlaces relativos y absolutos. Tipos y formatos de datos, números, texto y formulas. Las funciones integradas. Trabajos con fórmulas y funciones. Cuadros y gráficos.

PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION NUMERICA:

Por procesamiento de datos se entienden habitualmente las técnicas eléctricas, electrónicas o mecánicas usadas para manipular datos para el empleo humano o de máquinas. Por supuesto, dado que se ha avanzado mucho en la comparación entre computadoras y cerebros, ¿por qué no invertir la situación y afirmar que el cerebro es capaz de procesar datos?

Un dato es un símbolo lingüístico o numérico que representa ya sea algo concreto como abstracto. "1, 2, 3" son datos. En el momento de enlazar datos, como por ejemplo, "1, 2, 3" = "ventas diarias de enero 1,2,3", los datos se convierten en información. Es habitual confundir datos con información.

Podemos definir, primeramente, a un “sistema”, como el conjunto de individuos, objetos, etc., interrelacionados que concurren a un mismo fin, es decir, que realizan una misma función con un mismo propósito. Los integrantes se modifican entre sí, y los agentes externos modifican al sistema.

Procesamiento: esta es la acción (cualquiera que sea), que se ejecuta, en este caso sobre los datos, y que logra en ellos una transformación.

Entonces podemos concluir que el procesamiento de Datos es cualquier ordenación o tratamiento de datos, o los elementos básicos de información, mediante el empleo de un sistema.

Entonces se logra sobre los datos algún tipo de transformación. Es esta transformación la que convierte al dato en información

Entonces, ¿a partir de qué momento un dato pasa a ser información? Bueno a partir del momento en que esos datos (procesados ya) llegan a ser útiles para determinada persona.

Quién procesa los datos realiza un control de calidad sobre los mismos, pero ¿cómo sabe éste si finalmente su trabajo ha cumplido o no su objetivo? Mediante recibir una respuesta inteligente del otro.

Podemos definir a un dato como la principal unidad, la unidad más simple de la información.

Una enciclopedia dice sobre el dato que es un documento (cualquier cosa, especialmente escrita que ilustra o sirve para comprobar algo), fundamento (principio, base u origen de una cosa; elemento básico), antecedente o noticia que sirve de punto de partida en la investigación para obtener cualquier tipo de información.

Es la representación convencional de ideas o hechos capaces de ser comunicados o manipulados por medio de algún proceso. Es al primer término necesario para formar idea de una cosa o deducir las consecuencias de algún hecho.

¿PARA QUE SIRVE EL SISTEMA DE PROCESAMIENTO DE DATOS?

Procesar datos es generar información para la toma de decisiones.

Para llegar a comprender la correcta definición de procesamiento de datos, podemos hablar del modelo matemático. Esto es la representación de algo mediante números y operaciones entre estos. ¿Para qué sirve el modelo matemático? Por ejemplo, una venta no puede verse literalmente, entonces, el modelo matemático hace una factura, que representa un acto de compra-venta. Esta es la manera en que una situación que no puede representarse, se resuelve usando un sistema. En realidad, esto se transmite en todos los órdenes de la vida. Por ejemplo, los conocimientos que uno tiene son siempre relativos a un modelo.

Lo que tenemos que aprender de Sistema de Procesamiento de Datos son sus elementos invariantes: dato, proceso y concepto de información. Todo eso conforma un modelo.

El resto depende de nosotros y nuestra voluntad de hacer algo. Los datos los ponemos nosotros, los programas los inventamos nosotros y los resultados, nosotros los obtenemos. Es decir que el proceso empieza y termina con nosotros.

Entonces, podemos decir que procesar datos es:

• Elaborar las normas administrativas necesarias para que el dato llegue al proceso en tiempo y forma.

• Saber qué se va a hacer con ese dato.

Cada proceso atiende a la obtención de una información determinada. Una vez obtenido el proceso, alguien observa el resultado que obtuvo nuestro sistema y analiza su coherencia (operación antes mencionada como “Control de calidad”).

LOS DATOS Y SUS PROCESOS:

Un dato es todo aquello que ingresa en mi proceso. Todo proceso consta de cuatro subprocesos constantes e invariables:

Entrada de datos: La entrada de datos es la primera etapa en la que los datos sin procesar comienzan al procesamiento, el iingreso de datos: se determina según la forma en la que los datos son ingresados al sistema, se pueden clasificar de la siguiente manera:

Manual: mediante teclado, medio magnético, medio óptico, scanner, cámara, o cualquier medio por el cual el hombre interviene directamente en el ingreso de los datos.
Automático: interface automática entre maquinas o al interior de estas. Luego, los datos limpios se ingresan en su destino (tal vez un CRM como Salesforce o un almacén de datos), y se traducen a un idioma que se pueda comprender.

Durante esta etapa, los datos ingresados en la computadora en la etapa anterior se procesan para su interpretación. El procesamiento se puede realizar mediante técnicas de filtrado, análisis e visualización de datos e incluso con algoritmos de aprendizaje automático, aunque el proceso en sí puede variar ligeramente dependiendo de la fuente de datos que se procesa (base de datos, redes sociales, dispositivos conectados, etc.) y su uso previsto (examen de patrones de publicidad, diagnóstico de dispositivos conectados, determinar las necesidades del cliente, etc.).

Interpretación de los datos: La etapa de salida / interpretación es la etapa en la que los datos son finalmente utilizables para los usuarios. Se traducen los datos, se pueden leer, y a menudo en forma de gráficos, videos, imágenes, texto sin formato, etc.).

Los miembros de la empresa o institución ahora pueden comenzar a administrar los datos para sus propios proyectos de análisis de datos.

Almacenamiento de datos: La etapa final del procesamiento de datos es el almacenamiento. Una vez que se procesan todos los datos, se almacenan para su uso futuro. Si bien es posible que alguna información se use de inmediato, gran parte de ella tendrá un propósito más adelante.

Además, los datos almacenados correctamente son una necesidad para cumplir con la legislación de protección de datos como GDPR. Cuando los datos se almacenan correctamente, los miembros de la organización pueden acceder a ellos rápida y fácilmente cuando sea necesario. tomar la forma de información utilizable

Análisis de Datos: Cuando el dominio desde el que se recogen los datos es una ciencia o ingeniería, el procesamiento de datos y de sistemas informativos se consideran términos demasiado amplios, y el término más especializado, análisis de datos se suele utilizar, centrándose en la altamente especializada y altamente precisa derivación algorítmica y cálculos estadísticos que se observan con menos frecuencia en el típico entorno empresarial.

En estos contextos, el análisis de datos de formatos json, csv o xml se utilizan con frecuencia. Esta divergencia de nomenclatura se expone en las típicas representaciones numéricas utilizadas en el procesamiento de datos numéricos.

Las Mediciones de procesamiento de datos normalmente están representados por números enteros o de punto fijo con código binario o representaciones de los números decimales, mientras que la mayoría de las mediciones del análisis de datos son a menudo representados por representación de punto flotante de los números racionales.En un proceso pueden existir diferentes variaciones. Puede suceder que no haya transformación de datos. Este caso se daría cuando, por ejemplo, ingreso una lista, la cual ya, de hecho conforma una lista, pero al obtenerla ordenada para imprimirla hay un proceso.

En este caso, la información prácticamente es el dato.

También puede haber muchos procesos con pocos datos, este sería el caso de un programa de contabilidad, en el que los datos son ingresados una sola vez, pero con esos se obtienen muchas informaciones diferentes (asientos, balances, ajustes, entre otros.)

EVOLUCIÓN DE LA CALCULADORA:

Las primeras calculadoras eran dispositivos de escritorios mecánicos, que fueron reemplazados por aparatos electromecánicos, luego por modelos electrónicos usando Válvulas termoiónicas, después Transistores y más tarde Circuitos integrados. Actualmente la mayoría de las calculadoras son dispositivos micro-electrónicos de mano.

La rápida evolución de la calculadora electrónica ha sido posible gracias al perfeccionamiento tecnológico de los circuitos integrados. Un circuito integrado con un área menor que 3 cm2 (0.5 in2) puede contener todos los elementos de circuito requeridos para poner en práctica los algoritmos, así como las funciones de control y tiempo de una calculadora. En la memoria pueden guardarse 40 o más algoritmos, y de esta forma pueden usarse cuando se requieran, con sólo pulsar la tecla de la función requerida. Una calculadora manual puede utilizar un solo circuito integrado para interpretar combinaciones de teclas, efectuar la operación requerida, y multiplexar los dígitos individuales del resultado hacia la pantalla.

CONFIGURACIÓN BÁSICA:

La complejidad de las calculadoras cambia según su finalidad. Una calculadora moderna simple suele constar de las siguientes partes:

=Una fuente de energía, como una pila, un panel solar o ambos.

=Una pantalla, normalmente LED o LCD, capaz de mostrar cierto número de dígitos.

=(habitualmente 8 o 10).

=La circuitería electrónica.

=Un Teclado formado por:

1 Los diez dígitos, del 0 al 9.

2 El punto decimal.

3 El signo igual, para obtener el resultado.

4 Las cuatro operaciones aritméticas (suma, resta, multiplicación y división).

5 Un botón «cancelar» para eliminar el cálculo en curso.

6 Botones de encendido y apagado.

7 tras funciones básicas, como la raíz cuadrada y el porcentaje (%).

= Los modelos más avanzados pueden contar con Memoria para un solo número, que puede recuperarse cuando se necesita. Los botones de control de estas son M+ (sumar a la memoria), M- (restar a la memoria) y MRC (Memory Recall, recupera la memoria). Habitualmente la pulsación de MRC durante 2 segundos, se elimina la memoria.

CARACTERÍSTICAS DE LA CALCULADORA:

Existen calculadoras gráficas especializadas en campos matemáticos gráficos como la trigonometría y la estadística. También suelen ser más portátiles que la mayoría de los computadores, si bien algunas PDAS tienen tamaños similares a los modelos típicos de calculadora.

El término «calculador» se usaba para aludir a la persona que ejercía el trabajo de calcular, ayudándose también de papel y lápiz. Este proceso de cálculo semimanual era tedioso y proclive a errores. Actualmente, las calculadoras son electrónicas y son fabricadas por numerosas empresas en tamaños y formas variados. Cualquier calculadora puede considerarse como una computadora, en el sentido de que posee una memoria permanente con un conjunto fijo de algoritmos para ejecutar los procesos operacionales de su repertorio. Podrá disponerse de estos algoritmos, siempre que se aplique la energía necesaria a la unidad.

LA CALCULADORA ELECTRICA:

Aparato portátil o de escritorio —electrónicos en su mayor parte— que se emplean para efectuar operaciones aritméticas y otras operaciones de procesamiento numérico, bajo la dirección de un operador o un programa almacenado. Las primeras calculadoras eran exclusivamente mecánicas. Aunque algunas calculadoras mecánicas impresoras de 10 teclas se emplean todavía en pequeños negocios y oficinas, las calculadoras mecánicas han sido sustituidas casi por completo por las unidades electrónicas que son más silenciosas, eficientes y tienen mayor capacidad. Las calculadoras manuales baratas, que emplean circuitos de integración a gran escala como elementos procesadores, se encuentran muy en boga. Pueden adquirirse unidades aritméticas a precios muy reducidos, aunque algunos modelos más costosos ofrecen una amplia variedad de operaciones complejas.

CALCULADORAS PROGRAMABLES:

Las calculadoras programables son capaces de aceptar y actuar en un nivel superior de programación que dirige a la unidad a través de secuencias de pasos de proceso sin más intervención del operador que las operaciones de entrada. La programación puede hacerla el operador o el fabricante, y su almacenamiento puede ser permanente o temporal. La programación evita la constante y tediosa repetición de tecleo cuando se requiere efectuar cálculos repetitivos.

La programación de la unidad que haga el operador, y que se usará para el cálculo, se conoce como programación tecleada. La secuencia de operaciones deseada ingresa a la memoria de la calculadora al presionarse las teclas como si la operación por efectuar se estuviera realizando, pero con la unidad en el modo de programación. Cada tecleo alimenta una instrucción a la memoria de semiconductores de la unidad. Cuando la unidad se pone otra vez en modo normal, el operador puede iniciar la secuencia con sólo presionar en el teclado una tecla especial de función.

El almacenaje en semiconductores en una calculadora es generalmente temporal: la información se pierde cuando se desconecta la energía. Algunas unidades aceptan cartuchos de cinta magnética o tarjetas magnéticas en miniatura, cuyo contenido puede cargarse en la memoria temporal y en los cuales puede registrarse el contenido de esa memoria. Estos recursos magnéticos hacen posible preservar y reutilizar un programa escrito por el método de tecleado. También es frecuente que los fabricantes ofrezcan cintas o tarjetas preprogramadas para efectuar cálculos especiales relacionados con una amplia gama de materias.

Muchas calculadoras programables son compatibles con elementos accesorios interconectables, como módulos de extensión de memoria, módulos de memoria de sólo lectura (del inglés ROM: read-oníy mernory), para cálculos especializados, lectoras de tarjetas magnéticas, o impresoras. El programador puede disponer de ayuda mediante mensajes o preguntas en los visualizadores alfanuméricos (capaces de mostrar tanto letras como números). Una calculadora con estas capacidades podría resultar muy semejante a una computadora de procesamiento numérico que tenga dispositivos periféricos. En la medida en que se incrementan la variedad de los elementos de expansión y la capacidad de cálculo de las calculadoras, la diferencia entre éstas y las computadoras se reduce.

LAS HOJAS DE CÁLCULO

Es un Software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar Cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.

El programa de hojas de cálculo es una herramienta multiuso que sirve tanto para actividades de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles estratégicos y de toma de decisiones al crear Representaciones gráficas de la información sintetizada.

USO DE LA HOJA DE CÁLCULO:

Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeñas Bases de datos, informes, gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones más frecuentes se basan en cálculos entre celdas, las cuales son referenciadas respectivamente mediante la letra de la columna y el número de la fila

ORIGEN DE LA HOJA DE CÁLCULO:

En 1961 se apreció el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. número 4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte estableciendo que «algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo». Este caso ayudó al comienzo de las patentes de Software.

Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.

Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse también una herramienta en los negocios y en las empresas.

PRINCIPALES HOJAS DE CÁLCULO:

=Microsoft Excel: paquete de oficina Microsoft Office.

=Sun: StarOffice Calc, paquete StarOffice.

=OpenCalc: paquete OpenOffice.

=IBM/Lotus 1-2-3: paquete SmartSuite.

=Corel Quattro Pro: paquete WordPerfect.

=KSpread: paquete KOffice, paquete gratuito de Linux.

ENLACES RELATIVOS Y ABSOLUTIVOS:

Los enlaces relativos nos permiten enlazar páginas situadas en un mismo servidor. Estos archivos pueden estar en el mismo directorio o cada uno de ellos en un directorio distinto. En todo caso, hay métodos para enlazar más relativamente que absolutamente estos últimos archivos. Si el enlace contiene solo el nombre del archivo, es un enlace relativo, ejemplo: HTML.

Los enlaces en HTML nos permiten de una manera muy cómoda redirigir al usuario a otra parte, cuando éste pinche en dicho enlace. Podemos hacer que el usuario se vaya a otra url distinta a la que está, o podemos hacer que vaya a otra parte pero dentro del mismo archivo en el que está, dentro de la misma url.

En las direcciones relativas vemos que no está la url completa. En este tipo de direcciones, las partes que faltan de la dirección el navegador las genera de la propia página en la que está el enlace. Por ejemplo, si dentro de la página encontráramos la siguiente url…

<a href=”/curso-de-html/mapas-de-imagenes/”>Artículo de mapas de imágenes</a>

El navegador entiende que dentro de la página y de la carpeta en la que se encuentra, debe dirigirse al fichero “mapas-de-imagenes”.

Las direcciones absolutas son aquellas que contienen la url completa. En estas direcciones podemos ver todos los elementos de la dirección. Un ejemplo muy claro es el siguiente

<a href="https://hazunaweb.com/curso-de-html/mapas-de-imagenes/">Artículo de mapas de imágenes</a>

Las URL absolutas incluyen todas las partes de la URL (protocolo, servidor y ruta) por lo que no se necesita más información para obtener el recurso enlazado.

COMO PREPARAR UNA TABLA SENCILLA:

Las tablas en Excel son un objeto especial en las hojas de cálculo ya que nos ayudarán a organizar y visualizar nuestros datos de manera amigable. Además, una vez creada la tabla de Excel, podremos ordenar y filtrar los datos fácilmente.

Muchos usuarios de Excel consideran una tabla a cualquier rango que tenga datos estructurados y cuyas celdas tengan un estilo y vista diferente

Sin embargo, una tabla de Excel no es solamente un rango de celdas con datos bien organizados. Una tabla en Excel es un objeto especial que ha sido creado con alguno de los comandos disponibles, como el comando Tabla que está ubicado en la ficha Insertar, dentro del grupo Tablas.

Este comando da un formato especial a un rango de celdas y además inserta automáticamente los filtros sobre cada una de las columnas. Este comando es el que convierte un rango normal de celdas en una tabla.

PREPARACIÓN DE LOS DATOS:

Antes de crear una tabla en Excel debemos tomar en cuenta algunas recomendaciones:

=Los datos deben estar organizados en filas y columnas.

=La primera fila debe utilizarse para los encabezados de columna es decir, una descripción muy corta de los datos contenidos en la columna.

=Cada columna debe tener el mismo tipo de dato: texto, número, fecha, moneda, entre otros.

=Cada fila tendrá los detalles de un solo registro, por ejemplo: un empleado, un artículo, una orden de compra.

=Los datos no deben contener filas o columnas en blanco.

Una vez que hemos revisado que nuestros datos cumplen con estas condiciones, estaremos listos para crear una tabla en Excel. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra los datos de ejemplo antes de iniciar con la creación de la tabla.

Si por alguna razón, el rango reconocido por Excel no concuerda con tu rango de datos, es el momento adecuado para hacer la modificación a dicha referencia.

Si Excel detecta una fila de encabezados en los datos, se mostrará seleccionada la opción “La tabla tiene encabezados”. De igual manera, deberás confirmar que tus datos tienen una fila de encabezados. Pulsando el botón Aceptar, se crea una tabla en Excel.

Excel aplicará un estilo de tabla predeterminado, en este ejemplo es el color azul de fondo que se ha colocado de manera alterna en cada una de las filas. Además, los encabezados tienen un estilo diferente e incluyen los botones de flecha que nos permitirán ordenar los datos o aplicar un filtro.

Estas tablas requieren siempre que la primera fila de los datos sean los encabezados de columna y en caso de que no tengas encabezados, se insertarán nombres genéricos como Columna1, Columna2, Columna3, etc. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra una tabla que ha sido creada con los mismos datos de ejemplo pero que no tenían la fila de encabezados.

Al detectar la falta de una fila de encabezados, Excel insertará una fila con nombres genéricos de manera que haya espacio para colocar las flechas para los filtros de la tabla.

CREAR UNA TABLA EN EXCEL CON ESTILO:

El comando Tabla que está en la ficha Insertar y que utilizamos en la sección anterior, creará una tabla de Excel con un estilo predeterminado.

Es posible crear una tabla con un estilo de nuestra elección y para eso utilizaremos un botón de comando diferente.

Se selecciona una celda de los datos y en seguida ir a la ficha Inicio y dentro del grupo Estilos deberás pulsar el botón Dar formato como tabla. Esto abrirá un menú con los estilos de tablas disponibles y de los cuales deberás elegir alguno.

Una vez que hayas hecho la elección de un estilo, se mostrará el cuadro de diálogo Dar formato como tabla el cual nos mostrará el rango de datos detectado por Excel y al hacer clic en el botón Aceptar habremos terminado de crear una tabla en Excel con el estilo de nuestra elección.

Para cambiar el estilo de una tabla, deberás seleccionar cualquiera de sus celdas e ir a la ficha Herramientas de tabla > Diseño y dentro del grupo Estilos de tabla elegir algún estilo diferente.

De igual manera, si quieres eliminar el estilo pero conservar la funcionalidad de la tabla, deberás ir a Herramientas de tabla > Diseño, abrir el menú de la sección Estilo de tabla y elegir la opción Borrar tal como se muestra en la siguiente imagen.

EL NOMBRE DE UNA TABLA EN EXCEL:

Como lo mencioné al inicio de este artículo, las tablas en Excel son objetos que pueden ser identificados y utilizados en un libro de Excel. Por esta razón, al momento de crear una tabla, se le asignará un nombre único automáticamente.

De manera predeterminada, Excel colocará un nombre de tabla como Tabla1, Tabla2, Tabla3, etc. Una manera de conocer las tablas que contiene nuestro libro es haciendo clic en la flecha que aparece en el cuadro de nombres el cual está ubicado a la izquierda de la barra de fórmulas. Por ejemplo, la siguiente imagen indica que el libro actual tiene una tabla llamada Tabla1.

Otra alternativa que tenemos para conocer el nombre de las tablas de nuestro libro es desde la ficha Fórmulas > Administrador de nombres. Al hacer clic se mostrará un cuadro de diálogo con la lista de rangos nombrados de nuestro libro así como las tablas existentes.

El cuadro de diálogo Administrador de nombres nos dará mucha más información sobre las tablas de nuestro libro ya que podremos ver su nombre así como el rango de datos al cual hace referencia cada tabla. Si seleccionamos alguna de ellas y pulsamos el botón Editar podremos cambiar el nombre de la tabla para colocar alguno de nuestra preferencia.

Otra manera de editar el nombre de una tabla es seleccionando cualquiera de sus celdas y posteriormente ir a la ficha Herramientas de tabla > Diseño y en el extremo izquierdo encontrarás un cuadro de texto con el nombre de la tabla.

Puedes editar el nombre mostrado en el cuadro de texto y al pulsar la tecla Entrar habrás modificado su nombre.

El nombre de una tabla es importante para poder crear referencias hacia ella desde nuestras fórmulas utilizando un tipo de referencia especial conocidas como referencias estructuradas. Además, podremos utilizar ese nombre de tabla en caso de querer manipularla desde código VBA.

ORDENAR Y FILTRAR UNA TABLA DE EXCEL:

Al hacer clic en las flechas de filtro de una tabla se mostrarán las opciones para ordenar y filtrar los datos. La primera sección es exclusiva para las opciones de ordenación.

Con estas opciones podrás ordenar de manera ascendente o descendente dependiendo de la columna que se haya seleccionado. Por el contrario, las opciones inferiores se refieren a los filtros que podemos aplicar a los datos de la tabla

Dependiendo del tipo de dato que contenga la columna se mostrará una opción de filtrado diferente. Por ejemplo, en la imagen anterior se muestra la opción Filtros de número porque Excel ha detectado que la columna contiene valores numéricos. Pero al pulsar la flecha de filtro para una columna que contiene cadenas de texto, Excel mostrará la opción Filtros de texto tal como se muestra en la siguiente imagen.

Cada una de las opciones de filtrado nos permitirá crear el criterio que deberán cumplir aquellos registros que serán mostrados en la tabla. Otra opción de filtrado, que es ampliamente utilizada, son los cuadros de selección que se muestran debajo del cuadro Buscar.

Excel crea una lista de valores únicos de los datos de la columna y los coloca al lado de una caja de selección. Si se remueve la selección de alguna de las cajas, entonces todos los registros que tengan dicho valor dejarán de mostrarse. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra el resultado de haber seleccionado solamente la opción Finanzas en el filtro de la columna Departamento de nuestros datos de ejemplo.

Observa que la flecha de la columna Departamento ha cambiado su apariencia para indicarnos que dicha columna tiene un filtro aplicado. Para remover la aplicación del filtro sobre una columna, deberás hacer clic sobre la flecha de filtro y elegir la opción Borrar filtro

Si quieres borrar los filtros de todas las columnas al mismo tiempo, puedes elegir la tabla e ir a la ficha Datos > Ordenar y filtrar y pulsar el botón Borrar. Este comando también lo puedes encontrar en la ficha Inicio > Modificar > Ordenar y filtrar.

Para conocer más sobre los filtros puedes leer el artículo Filtros en Excel.

REMOVER FILTROS DE UNA TABLA:

Aunque los filtros son una de las características más útiles de las tablas de Excel, es probable que en algunas ocasiones quieras remover los filtros. Para hacer dicha modificación sin afectar el resto de la funcionalidad de una tabla, deberás seleccionar cualquiera de sus celdas e ir a la ficha Datos > Ordenar y Filtrar y pulsar el botón Filtro lo cual activará o desactivará los filtros en una tabla de Excel.

ELIMINAR TABLA SIN AFECTAR DATOS:

Si por alguna razón necesitas eliminar la tabla de Excel pero dejar intactos los datos, entonces debes seleccionar una celda de la tabla e ir a la ficha Herramientas de tabla > Diseño y pulsar el botón de comando Convertir en rango que se encuentra dentro del grupo Herramientas.

Se mostrará un cuadro de confirmación de Excel preguntando si deseas convertir la tabla en un rango normal. Al pulsar el botón Sí se eliminará la definición de la tabla pero los datos permanecerán en la hoja.

Si la tabla original tenía un estilo, entonces las celdas del rango permanecerán con dicho estilo. Para removerlo puedes seleccionar el rango de celdas y en la ficha Inicio > Modificar abrir el menú del botón Borrar y elegir la opción Borrar formatos.

Las tablas en Excel son una funcionalidad que traerá grandes beneficios al analizar tus datos. Es una buena idea el considerar crear tablas en Excel que nos permitirán acceder fácilmente a la información y utilizarlas como fuente de datos para otros objetos en Excel.

Si quieres leer algunas características importantes de las tablas de Excel, te recomiendo leer el artículo Tablas en Excel donde podrás identificar algunos beneficios adicionales de las tablas.

TIPOS Y FORMATOS DE DATOS:

TIPOS DE FORMATOS

ARCHIVO: Los formatos de archivo son similares a las hojas de cálculo, pero contienen más de un formato de fila. Por lo general, tienen un formato para indicar la información de crucero, otro para la información de la estación y otro para los valores de parámetros medidos reales.

AUXILIAR: Los formatos auxiliares son generalmente archivos pequeños que contienen instrucciones (u otra información) que un programa ejecutable necesita para usar el archivo de datos. Son mucho menos completos que los archivos de metadatos verdaderos, que pueden desempeñar funciones similares.

COMPRESIÓN: Estos formatos se utilizan para el almacenamiento o la transmisión eficiente de datos, utilizando una variedad de algoritmos de compresión en programas de software que van desde el código abierto hasta el comercial.

DOCUMENTO: Los datos están contenidos en formatos generalmente relacionados con documentos digitales, incluidos formatos propietarios (por ejemplo, DOC) o texto ASCII con formato elaborado.

COPIA FUERTE: Datos en papel, incluidos todos los tipos de revistas, diarios, publicaciones periódicas, entre otros.

LENGUAJE DE MARCADO: Un lenguaje de marcado es un lenguaje artificial que utiliza un conjunto de anotaciones en el texto que dan instrucciones sobre cómo se debe mostrar el texto.

MENSAJE: Secuencias de código formales altamente especificadas para informar el clima y las observaciones marinas de superficie.

META-DATOS: Un estándar de meta-datos es un conjunto común de términos y definiciones que describen datos.

RASTER Y CUADRICULA: En las ciencias de la tierra, un archivo de datos cuadriculados generalmente se considera un conjunto de números que forman una matriz rectilínea (es decir, filas y columnas) de valores de parámetros, y el ráster a veces se considera una visualización de la cuadrícula. Ambos son insumos esenciales para los sistemas de información geográfica.

BASES DE DATOS RELACIONAL: Los formatos utilizados por los sistemas de gestión de bases de datos relacionales, universalmente binarios y completamente invisibles para el usuario.

AUTO-DESCRIPTIVO: Estos formatos contienen meta-datos internos extensos, que proporcionan a los sistemas de usuario toda la información necesaria tanto para uso como para descubrimiento. Los datos de estación, cuadrículas y rásteres pueden acomodarse en estos formatos.

HOJA DE CALCULO: Una matriz de filas y columnas, cada celda contiene texto alfanumérico o valores numéricos. Las columnas en la hoja de cálculo, generalmente etiquetadas en la primera fila, contienen tipos de información separados; las filas contienen todos los tipos de información separados asociados con una sola entidad, como una estación oceanográfica. Todas las filas en una hoja de cálculo verdadera tienen exactamente el mismo formato.

VECTOR: Archivos que contienen representaciones digitales de formas geométricas, como puntos, líneas, curvas y formas o polígonos, todos basados en ecuaciones matemáticas, para representar imágenes en gráficos de computadora. Un insumo esencial para los sistemas de información geográfica.

TIPOS DE DATOS:

1) Resultado de experimento.

2) Datos observacionales.

3) Simulación de datos.

4) Notas de campo.

5) Imágenes (gráficos, scans).

6) fotos digitalizadas.

7) Documentos "nacido digital"

8) Datos cuantitativos (datos de encuesta).

9) Archivos históricos.

10) Muestras.

11) Objetos.

12) Datos de las redes sociales (por ejemplo, estadísticas de twitter).

FORMATOS DE NÚMEROS:

Existen una gran cantidad de formatos numéricos que se pueden utilizar. Para cambiar el formato de los números de una celda se utiliza el comando Formato, Celdas. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato Celdas.

En la pestaña Número, puedes cambiar el formato del número. El cuadro de diálogo tiene las siguientes partes:

=En la parte izquierda. Categoría. Permite seleccionar el tipo de formatos que quieres ver.

=En la parte derecha. Muestra las opciones disponibles para ese tipo de formato.

Si no quieres visualizar las celdas que tengan valor cero, tendrás que desactivar la casilla Valores cero de la ficha Ver del comando Opciones del menú Herramientas.

En la categoría personalizada puedes crear formatos de números personalizados, entre los que suele ofrecer Excel por defecto se encuentra (;;;) que cuando aplicas este formato ocultas el contenido de la celda.

CÓDIGO DE FORMATO DE NUMEROS PARA FECHA Y HORA:

Días, meses y años Para presentar días, meses y años, incluir en una sección los siguientes códigos de formato. Si se utiliza una “m” inmediatamente detrás del código “h” o “hh”, o bien inmediatamente delante del código “ss”, Microsoft Excel presentará los minutos en lugar de presentar el mes.

Horas, minutos y segundos Para presentar horas, minutos y segundos, ir a.m. y p.m. Si el formato contiene la indicación a.m. o p.m., la hora se basará en el formato de 12 horas, donde “a.m.” o “a” indica las horas desde la medianoche hasta el mediodía y “p.m.” o “p” indica las horas desde el mediodía hasta la medianoche. En caso contrario, el reloj se basará en el formato de 24 horas. La letra “m” o las letras “mm” deben aparecer inmediatamente detrás del código “h” o “hh”, o bien inmediatamente delante del código “ss”; de lo contrario, Microsoft Excel presentará el mes en lugar de presentar los minutos.

FORMATO DE TEXTO:

Utilice el panel Control para cambiar el aspecto del texto. Cuando se selecciona el texto o si el punto de inserción se coloca en él, el panel Control muestra los controles de formato de carácter o los controles de formato de párrafo, o bien una combinación de ambos, dependiendo de la resolución del monitor. Estos mismos controles de formato de texto aparecen en el panel Carácter o Párrafo. También puede usar el panel Carácter o Párrafo para cambiar el aspecto del texto.

Utilice el panel Carácter o Párrafo para cambiar el aspecto del texto. En InDesign, también puede utilizar el panel Control para formatear texto. Sin embargo, este panel no está disponible en InCopy.

*Para formatear caracteres, puede usar la herramienta Texto para seleccionarlos, o bien puede hacer clic para colocar el punto de inserción, seleccionar una opción de formato y, a continuación, comenzar a escribir.

*Para formatear párrafos, no es necesario seleccionar todo el párrafo; basta con seleccionar cualquier palabra o carácter, o bien colocar el punto de inserción en el párrafo. También puede seleccionar texto en un intervalo de párrafos.

*Para definir el formato de todos los marcos de texto que cree posteriormente en el documento activo, asegúrese de que no haya ningún punto de inserción ni texto seleccionado y, a continuación, especifique las opciones de formato de texto. Para definir el formato de texto predeterminado para todos los documentos nuevos, cierre todos los documentos y especifique la configuración del texto.

*Seleccione un marco para aplicar formato a todo el texto que contiene. El marco no puede formar parte de un enlace.

*Utilice estilos de párrafo y de carácter para formatear texto de forma rápida y consistente.

-Seleccione la herramienta Texto .

-Seleccione la herramienta Texto o Texto vertical .

-Haga clic para colocar un punto de inserción o seleccione el texto que desee formatear.

-En el panel Control, haga clic en el icono Controles de formato de carácter o en el icono Controles de formato de párrafo .

-En el panel Control, haga clic en el icono Controles de formato de carácter o en el icono Controles de formato de párrafo.

-Elija Texto > Párrafo o Texto > Carácter para mostrar el panel Párrafo o Carácter.

-Especifique las opciones de formato.

PROPIEDAD DEL FORMATO DEL TEXTO:

Puede utilizar distintos métodos para formatear el texto con atributos como estilo de fuente y dirección del texto. Por ejemplo, puede utilizar el panel Control, opciones de cuadrícula de marco, cuadrículas con nombre o estilos de texto. Si utiliza más de un método y los atributos entran en conflicto, InDesign debe elegir qué atributo desea utilizar. El orden de prioridad es el siguiente:

-Modificaciones del atributo de carácter

-Estilo de carácter:

-Modificaciones del atributo de párrafo

-Estilo de párrafo:

-Atributos de cuadrícula CJK (de una cuadrícula con nombre o del cuadro de diálogo Opciones de cuadrícula de marco).

-Configuración predeterminada de la aplicación (estilo de párrafo raíz).

Por ejemplo, si especifica un tamaño de fuente en el cuadro de diálogo Opciones de cuadrícula de marco y un tamaño de fuente distinto en un estilo de carácter, se utilizará el tamaño de fuente del estilo de carácter. Del mismo modo, si se incluyen un estilo de párrafo y una cuadrícula con nombre en un estilo de objeto, el estilo de párrafo tiene prioridad sobre la cuadrícula con nombre.

APLICACIÓN DE FORMATO A UNA CUADRICULA DE MARCO:

Cuando selecciona una cuadrícula de marco, las opciones para dar formato a la cuadrícula se muestran en el panel Control.

-Con una herramienta de selección, seleccione una cuadrícula de marco.

-Seleccione una opción del panel de Control.

COPIA DE ATRIBUTO DE TEXTO (CUENTAGOTAS):

Puede utilizar la herramienta Cuentagotas para copiar atributos de texto (como la configuración de carácter, párrafo, relleno y trazo) y, a continuación, aplicarlos a otro texto. De manera predeterminada, la herramienta Cuentagotas copia todos los atributos de texto. Para personalizar los atributos que desea copiar, utilice el cuadro de diálogo Opciones de Cuentagotas.

COPIA DE ATRIBUTOS DE TEXTO A UN TEXTO NO SELECCIONADO:

Con la herramienta Cuentagotas , haga clic en el texto formateado con los atributos que desea copiar. (El texto puede encontrarse en otro documento abierto). La herramienta Cuentagotas invierte su dirección y aparece llena para indicar que está cargada con los atributos copiados. Al colocar el cuentagotas sobre el texto, aparecerá un cursor en forma de I junto al cuentagotas cargado .

Con la herramienta Cuentagotas, seleccione el texto que desea cambiar.

El texto seleccionado adquiere los atributos cargados en el cuentagotas. Mientras esté cargada, podrá continuar seleccionando texto para aplicar el formato.

Si usa esta herramienta para copiar un estilo de párrafo de un documento a otro y éste tiene el mismo nombre pero distintos conjuntos de atributos, las diferencias de estilos aparecerán como cambios locales en el estilo de destino.

COPIA DE ATRIBUTO DE UN TEXTO A UN TEXTO SELECCIONADO:

Con las herramientas Texto o Texto en trazado , seleccione el texto en el que desea copiar los atributos.

Con la herramienta Cuentagotas , haga clic en el texto cuyos atributos desea copiar. (El texto cuyos atributos desea copiar debe estar en el mismo documento de InDesign que el texto que desea modificar). La herramienta Cuentagotas invierte su dirección y aparece llena para indicar que está cargada con los atributos copiados.

CAMBIO DE ATRIBUTOS DE TEXTO QUE COPIA LA HERRAMIENTA CUENTAGOTAS:

En el cuadro de herramientas, hago doble clic en cuentagotas

Elija Configuración de caracteres o Configuración de párrafo en el cuadro de diálogo Opciones de Cuentagotas.

USO DE APLICACIÓN RÁPIDA:

Seleccione el texto o marco al que desea aplicar el estilo, comando de menú, script o variable.

Elija Edición > Aplicación rápida o pulse Ctrl+Intro (Windows) o Ctrl+Retorno (Mac OS).

Comience a escribir el nombre del elemento que desea aplicar.

No es necesario que el nombre que escriba coincida con exactitud. Por ejemplo, si escribe tu, se localizarán estilos como Título 1, Título 2 y Subtítulo así como comandos de menú como Actualizar.

Seleccione el elemento que desea aplicar y, a continuación:

-Para aplicar un estilo, comando de menú o una variable, pulse Intro o Retorno.

-Para aplicar un estilo de párrafo y eliminar modificaciones, pulse Alt+Intro (Windows) u Opción+Retorno (Mac OS).

-Para aplicar un estilo de párrafo y eliminar modificaciones y estilos de carácter, pulse Alt+Mayús+Intro (Windows) u Opción+Mayús+Retorno (Mac OS).

-Para aplicar a un elemento sin cerrar la lista Aplicación rápida, pulse Mayús+Intro (Windows) o Mayús+Retorno (Mac OS).

-Para cerrar la lista Aplicación rápida sin aplicar a un elemento, pulse Esc o haga clic en cualquier parte en la ventana de documento.

-Para editar un estilo, pulse Ctrl+Intro (Windows) o Comando+Retorno ( Mac OS).

OTROS CÓDIGOS DE FORMATOS:

1 Presione Ctrl+1 (Imagen del icono del botón de comando de Mac +1 en un Mac) para que aparezca el cuadro de diálogo Formato de celdas.

2 Seleccione el formato que desee en la pestaña Número.

3 Seleccione la opción Personalizado.

4 Ahora se muestra el código de formato que desee en el cuadro Tipo. En este caso, seleccione todo del cuadro Tipo excepto el punto y coma (;) y el símbolo @. En el siguiente ejemplo, se seleccionará y se copiará simplemente dd/mm/aa.

5 Presione CTRL+C para copiar el código de formato, después presione Cancelar para descartar el cuadro de diálogo Formato de celdas.

6 Ahora, todo lo que debe hacer es presionar CTRL+V para pegar el código de formato en la fórmula TEXTO, por ejemplo: =TEXTO (B2,"dd/mm/aa"). Asegúrese de pegar el código de formato entre comillas ("código de formato"), de lo contrario, Excel mostrará un mensaje de error.

LAS FUNCIONES INTEGRADAS:

Las expresiones en StyleBooks pueden hacer uso de funciones integradas.

Por ejemplo, puede usar la función incorporada, str() para transformar un número en una cadena.

str($parameters.order)

O bien, puede usar la función incorporada, int() para transformar una cadena en un entero.

int($parameters.priority)

La siguiente es la lista de funciones integradas admitidas en expresiones StyleBook con ejemplos de cómo se pueden usar:

SRT():La función str() transforma el argumento de entrada en un valor de cadena.

Tipos de argumentos permitidos:

-Cadena.

-Número.

-Puerto TCP.

-Booleano.

-Dirección IP.

EJEMPLOS:

-“set-“ + str(10) devuelve “set-10”.

-str(10) devuelve “10”.

-str(1.1.1.1) devuelve “1.1.1.1”.

-str(T rue) devuelve “T rue”.

-str(mas) devuelve “mas”.

INT():La función int() toma una cadena, número o tcpport como argumento y devuelve un entero.

EJEMPLOS:

-int(“10”) devuelve 10.

-int(10) devuelve 10.

BOOL():La función bool() toma cualquier tipo como argumento. Si el valor del argumento es falso, vacío o inexistente, esta función devuelve false.

De lo contrario, devuelve verdadero.

EJEMPLOS:

-bool(true) devuelve “true”.

-bool(false) devuelve “false”.

-bool($parameters.a) devuelve false si el parámetro.

-$parameters.a es falso, vacío o no está presente.

LEN():La función len() toma una cadena o una lista como argumento, y devuelve el número de caracteres de una cadena o el número de elementos de una lista.

EJEMPLOS:

Si define una sustitución de la siguiente manera:

-elementos: [“123”, “abc”, “xyz”].

-len ($substitutions.items) devuelve 3.

-len (“netscaler mas”) devuelve 13.

-len ($parameters.vips) devuelve 3 si a $parameters.vip se le asigna un valor[‘1.1.1.1’, ‘1.1.1.2’, ‘1.1.1.3’].

TRABAJOS CON FORMULAS Y FUNCIONES:

¿QUE ES UNA FUNCION Y FORMULA?

Una función es un comando que tiene un nombre específico en Excel. Por ejemplo tenemos la función suma, que como su nombre lo dice, suma elementos de nuestra planilla. También tenemos la función promedio, contar, y otras más complejas.

Las fórmulas, por otro lado, son sentencias complejas que reúnen funciones u operadores matemáticos.

Los operadores matemáticos más utilizados son el signo más, el menos, la multiplicación y la división. Sus símbolos en Excel son: +, -, /,*, respectivamente

COMO TRABAJAR CON FORMULA:

Las fórmulas en Excel ayudan a ser más productivos y se podrán crear utilizando funciones de Excel. Excel podrá identificar las fórmulas cuando se introduzca el signo igual en la barra de fórmulas de Excel o en una celda de la hoja de cálculo. Las partes de una fórmula en Excel estarán formadas por:

VALOR CONSTANTE O TENTO EN EXCEL:

Como valor constante podremos utilizar número o texto, pero este último deberá ir entre comillas dobles. A continuación, os mostramos un ejemplo de valor numérico constante en las fórmulas de Excel y un texto como constante.

COMO TRABAJAR CON FUNCIÓN:

La función de los trabajos se divide en 10 funciones que son:

SUMA:

Combinar celdas o columnas en una suma no es tan fácil como escribir el nombre de cada celda y añadir el símbolo + en medio.

La función más básica de Excel es SUMA. Se aplica usando la expresión =SUMA (A1:A5). En este caso, sirve para sumar el intervalo de celdas de A1 a A5 incluyendo las que están en medio.

Entre paréntesis puedes incluir números, celdas individuales o intervalos de celdas, como en el ejemplo anterior. Otro ejemplo sería =SUMA (5; B1:B5) para sumar el intervalo B1 a B5 y a su vez sumarle 5.

Aunque la función se conoce como SUMA se puede combinar para sumar (+), restar (-), multiplicar (*) y dividir (/). Basta con usar el símbolo correspondiente. Ejemplo: =SUMA (A1:A10)*10 suma el intervalo entre A1 y A10 y multiplica el resultado por 10.

SI:

Esta función sirve para responder preguntas. Si el resultado corresponde con un valor concreto, obtendrás la respuesta que hayas configurado.

El ejemplo más sencillo es =SI(B2=1;”Sí”;”No”). Si la celda B2 tiene el valor 1, la respuesta será “Sí”. En caso contrario, en la celda de la función veremos “No”.

La función SI nos permite obtener mensajes de alerta si, por ejemplo, nuestro presupuesto excede de cierta cantidad o nuestra cuenta acaba en números negativos. Para ello, podemos usar los símbolos mayor que y menor que.

BUSCAR:

La función BUSCAR se utiliza para buscar en una sola fila o columna y encontrar un valor desde la misma posición en una segunda fila o columna.

Esta función se aplica escribiendo en una celda BUSCAR (valor buscado; vector comparación; [vector resultado]) donde valor buscado es lo que estamos buscando a modo de referencia (número, texto, nombre de referencia…). El vector de comparación se refiere a dónde tenemos que buscar (un intervalo de celdas, por ejemplo). En él [vector resultado] está lo que buscamos realmente, porque lo desconocemos, a través del valor buscado.

Ejemplo: =BUSCAR (7; A2:A10; B2:B10) busca el valor 7 en las celdas comprendidas entre A2 y A10 y muestra el resultado que aparece en el intervalo B2 a B10.

BUSCARV:

Si lo que queremos es buscar en una tabla entera, nos será más práctica la función BUSCARV.

La sintaxis es =BUSCARV (Valor que buscamos; intervalo o rango en el que buscamos ese valor; el número de columna del rango o intervalo que contiene el valor devuelto; Coincidencia exacta o Coincidencia aproximada indicado como FALSO o VERDADERO).

Por ejemplo: =BUSCARV (D13; B2:E11; 3; FALSO)

D13 es el valor a buscar. En este caso se refiere al contenido de una celda. B2:E11 es un rango o intervalo donde se encuentra el valor que buscamos. 3 es el número de la columna donde se encuentra el valor que queremos obtener. FALSO se refiere a que queremos obtener un valor concreto.

COINCIDIR:

Con COINCIDIR buscamos un elemento en un intervalo de celdas y obtendremos la posición de ese elemento en el rango que hemos indicado.

Ejemplo: =COINCIDIR (5; A1:A10; 0)

5 es el valor que buscamos dentro de una celda situada entre A1 y A10. Por último 0 se refiere a qué tipo de coincidencia buscamos.

Hay tres tipos de coincidencia: 1 muestra el valor mayor que es menor o igual que el valor buscado. 0 muestra el primer valor exactamente igual que el valor buscado. -1 muestra el valor menor que es mayor o igual que el valor buscado.

Ten en cuenta que el resultado mostrado por esta función es la posición del valor que buscamos en número absoluto. No lo confundas con el valor en sí que muestra dicha celda.

ELEGIR:

Con la función ELEGIR obtendremos un valor de una lista de hasta 254 posibles.

En el ejemplo =ELEGIR (2; A2; A3; A4; A5) se mostrará el segundo valor del rango A2 a A5. Lamentablemente, tenemos que incluir cada celda en vez de indicar un intervalo.

FECHA:

Con esta función obtendremos una fecha a partir de tres valores diferentes. En concreto, año, mes y día, por ese orden.

Por ejemplo, =FECHA (C2, A2, B2) muestra el año de la celda C2, el mes de la celda A2 y el día de la celda B2. Para evitar problemas, es recomendable mostrar los años con cuatro cifras.

El resultado se mostrará con un formato u otro según lo tengamos configurado. Podemos cambiarlo desde Formato > Formato de celdas > Número > Fecha.

DÍAS:

La función DÍAS sirve para mostrar el número de días transcurridos entre dos fechas distintas.

Con la expresión =DÍAS (fecha final; fecha inicial) obtendremos el resultado en forma de valor numérico.

Ejemplo: =DÍAS(A5;A1) o =DÍAS(03/08/2003;05/03/1997). Las dos maneras son posibles. En este caso, el resultado será 2342 días.

ENCONTRAR Y ENCONTRARB:

Con estas dos funciones encontraremos una cadena de texto dentro de una segunda cadena. El resultado obtenido será la posición inicial de la primera cadena de texto.

Ambas funciones se utilizan con la estructura =ENCONTRAR (texto buscado; dentro del texto; [núm. inicial]).

En texto buscado indicamos la expresión escrita que buscamos entrecomillada. En dentro del texto indicamos la celda donde se encuentra, por ejemplo A1. Opcionalmente, podemos indicar un número inicial para que la búsqueda empiece a partir de un carácter concreto.

Estas funciones te serán útiles si en una columna incluyes conceptos complejos combinados y necesitas extraer una parte.

INDICE:

Por último, INDICE nos da un valor o referencia de una celda o matriz de celdas desde una tabla o rango.

Con =INDICE (matriz; núm. fila; [núm. columna]) indicamos la matriz donde buscar (un rango entre dos celdas de una o más columnas), el número de la fila donde buscar y, si hay varias columnas en la matriz, el número de la columna donde devolver un valor. El resultado será este último valor.

Ejemplo: =INDICE (A1:B5; 2; 2 donde A1:B5 es la matriz que integra las columnas A y B desde las filas 1 a 5. El primer 2 se refiere a que queremos el valor de la segunda fila, y como en la matriz hay dos columnas, incluimos otro 2 para indicar que queremos el valor de la segunda columna.

CUADROS Y GRÁFICOS:

COMPONENTES Y NORMAS DE UN CUADRO ESTADÍSTICO:

TITULO:

El título es una breve explicación del contenido del cuadro, es claro y conciso, no debe incluir texto innecesario.

Se coloca en la parte superior del cuadro, centrado y en letras mayúsculas; si comprende más de un renglón se recomienda presentarlo en forma de pirámide invertida.

¿QUE SON LOS DATOS?

¿A qué se refieren los datos del cuadro? ¿Cuál es la naturaleza de los elementos que se presentan en el cuadro?

Generalmente, el título se inicia con la naturaleza de los datos, pero esta información puede colocarse en segundo lugar, destacando primero una de las características de la columna matriz o del encabezado. Se coloca de primero cuando:

*Interesa llamar la atención sobre la población de donde proceden los datos, sin resaltar una característica en particular.

*Se tienen varios cuadros y cada uno tiene una población diferente

¿EN DONDE SE RECOLECTARON LOS DATOS?

¿A qué lugar o zona geográfica corresponden los datos del cuadro?

Se coloca a continuación de explicar ¿Qué son los datos? Se puede omitir cuando todos los datos corresponden a la misma área o espacio geográfico; siempre y cuando se explique en el documento el lugar a que pertenecen.

¿COMO SE CLASIFICAN LOS DATOS?

¿Cuál o cuáles son los criterios de clasificación de los datos para la columna matriz y el encabezado?, es decir, ¿qué características se presentan en el cuadro?

Se recomienda de primero si:

*Interesa llamar la atención sobre una característica en particular.

*Se tienen varios cuadros y cada uno tiene la misma procedencia o población y la distinción está dada por la característica.

EL NUMERO DE CUADRO:

Se coloca antes del título, puede formar parte del título o colocarse encima de él. Se agrega cuando en una publicación hay más de un cuadro, para identificarlos. Se recomienda usar la numeración arábiga.

NOTA INTRODUCIDA:

La nota introductoria aclara una parte o todo el contenido del cuadro; se coloca centrada debajo del título y en minúscula, se encierra entre paréntesis o guiones. Puede indicar la unidad de medida de los datos o hacer alguna aclaración esencial para su comprensión. Se considera un complemento del título.

VENTAJAS:

*Informa las unidades de los datos:

(En dólares)

(En miles de colones)

(Tasas por mil habitantes)

*Aclara el título:

(Muestra de estudiantes)

(Datos censales)

*Previene al usuario de las limitaciones de los datos:

(Cifras preliminares)

(Proyecciones)

*Establece la base sobre la que se realizan las comparaciones, como en los índices:

(Enero 1995=100)

COLUMNA MATRIZ:

La columna matriz es la columna del lado izquierdo del cuadro. En ella se coloca la característica principal de clasificación del cuadro; pero puede colocarse, también, la característica que tiene el mayor número de categorías o los nombres más largos, por la facilidad de extenderse para abajo.

ENCABEZADO DE COLUMNA:

El encabezado se ubica en la parte superior derecha del cuadro y comprende los títulos de las columnas; se acostumbra colocar en ellos las clasificaciones secundarias.

Pueden ser simples, de una sola característica, como los que se presentan en los cuadros N°6 y N°7, o compuestos, cuando comprenden dos características, como los de los cuadros N°5 y N°13.

SIMPLE

COMPLEJO

CUERPO O CONTENIDO:

El cuerpo del cuadro contiene las cifras que cuantifican las características estudiadas.

REGLAS DE REDONDEO DE LAS CIFRAS A LA UNIDAD MAS PROXIMA:

Si el dígito que va a ser eliminado en el redondeo es menor que 5, el dígito precedente permanece sin cambio. Por ejemplo:

Si el dígito que va a ser eliminado en el redondeo es mayor que 5, el dígito precedente se incrementa a la unidad. Por ejemplo:

Si el dígito que va a ser eliminado en el redondeo es exactamente igual que 5, el dígito precedente se incrementa a la unidad si es impar y se deja sin cambio si es par. El cero es considerado par. Por ejemplo:

*Se usa coma “,” para separar los decimales y los números enteros se separan con un espacio.

*Las cifras se presentan en grupos de tres, sean números enteros o decimales.

*Como signos convencionales se usan:

-Información no disponible.

-Dato no aplicable.

-Cifras no comparables.

NOTA AL PIE:

Es más específica que la nota introductoria, sólo se usa cuando es necesario aclarar una cifra o alguna información sobre el cuadro.

_/: signo que denota la llamada de atención.

NORMAS DE PRESENTACIÓN:

*Si el cuadro tiene más de una página estas llamadas de atención se colocan en la página donde está la cifra o nombre que se desea aclarar.

*No se debe usar para hacer referencia al título, porque para ello existe la nota introductoria. Si la aclaración es muy larga se prefiere usar una “Nota” general al final del cuadro, precedida por dos puntos.

*Lleva un punto final.

LLAMADA DE ATENCIÓN DENTRO DEL CUADRO, QUE CORRESPONDEN A LA NOTA DE PIE:

*Se numeran en orden de izquierda a derecha, de los títulos de la columna matriz a los del encabezado, luego de arriba abajo.

*Los asteriscos (*) sólo son recomendables para datos muy técnicos, como las fórmulas matemáticas, químicas, físicas, etc., porque generalmente usan exponentes y subíndices, que se podrían confundir con los números. Si se usan, no deben incluirse más de tres en un cuadro.

*Como signos convencionales se usan:

(R) Cifras revisadas.

(E) Cifras estimadas.

(P) Cifras preliminares.

FUENTE:

La fuente es una referencia bibliográfica exacta del origen de los datos, en lo posible debe llevar: autor, fecha, Título de la publicación, lugar, editorial, número de cuadro y página de donde proceden los datos. No es necesaria, cuando los datos se obtienen por la misma persona o institución que elabora el documento, es decir cuando son originales y forman parte de un informe completo, porque en la metodología se indican los procedimientos del proceso de recolección.

ORDENAMIENTO DE COLUMNA MATRIZ Y ENCABEZADO:

*En la columna matriz se colocan las características con más niveles y subniveles; mientras que se prefiere colocar en el encabezado las que tienen menos niveles. No es recomendable colocar más de tres niveles de clasificación en los encabezados.

*Se prefiere una columna matriz larga y un encabezado corto.

*Los nombres de las características más extensas se colocan en la columna matriz.

*El título o etiqueta se escribe con letras mayúsculas y las sub-clasificaciones en minúscula y sólo la primera letra lleva mayúscula; estos nombres se escriben en singular, en pocas excepciones se usa el plural. Debe evitarse las repeticiones de palabras.

*Cuando los datos del cuadro se refieren al sexo de las personas, se prefiere usar el término “AMBOS SEXOS” en lugar de “TOTAL”

ALFABÉTICO:

Ordena las categorías en forma alfabética.

Por ejemplo:

El ordenamiento de los estudiantes por la primera letra de su apellido, en una lista de clase.

El ordenamiento de los artículos por la primera letra del nombre, en un inventario.

MAGNITUD:

Ordena las categorías de acuerdo con su tamaño o magnitud, es decir de menor a mayor.

Por ejemplo:

El ordenamiento de los trabajadores de una empresa, de acuerdo con su edad.

El ordenamiento de los estudiantes de un curso de estadística, de acuerdo con la nota obtenida en el primer examen parcial.

CRONOLÓGICO:

Ordena las categorías de acuerdo con una serie cronológica o de tiempo, que generalmente se inicia con la fecha más antigua.

Por ejemplo:

Clasificar la población de un país, por año calendario del 1980 al 2005.

Mostrar los datos del Índice de Precios al Consumidor de Costa Rica, para cada uno de los doce meses del año 2006.

GEOGRÁFICO:

Ordena las categorías de acuerdo con un orden de cercanía geográfica.

Por ejemplo:

Clasificar la población de Costa Rica, por provincia de residencia de los habitantes.

Mostrar los datos del Producto Interno Bruto, para cada uno de los países de Centroamérica en el año 2006.

USUAL:

Ordena las categorías de acuerdo con la tradición o la costumbre.

Por ejemplo:

Clasificar la población de un país, por provincia de residencia de los habitantes, utilizando la clasificación de la División Territorial Administrativa y no por la magnitud de la característica.

Clasificar los datos del Producto Interno Bruto de Costa Rica, para cada uno de las actividades que establece la Clasificación Internacional Uniforme (CIU).

PROGRESIVO:

Ordena las categorías de acuerdo con un orden determinado, ya sea como se presentan en la realidad o por las diferentes etapas de un proceso.

Por ejemplo:

Clasificar las ventas de una empresa por trimestre del año.

Mostrar la población mundial para cado de los siglos de la humanidad.

NUMÉRICO:

Ordena las categorías por números.

Clasificar al personal de una empresa, según número de incapacidades en un año.

Clasificar a los estudiantes de un curso de Estadística, según el número de ausencias a la clase en el semestre.

En las series cualitativas y geográficas, la columna matriz puede ordenarse en forma alfabética, siguiendo un orden tradicional conocido por la mayor parte de los usuarios o en orden de la frecuencia, es decir, comenzando por la categoría más frecuente y terminando por la menos frecuente.

En las series cuantitativas y cronológicas es necesario mantener la secuencia lógica de la variable o del tiempo.

RECOMENDACIONES GENERALES:

A continuación se indica una serie de recomendaciones generales para la presentación de los datos por medio de cuadros estadísticos:

NO SATURAR EL CUADRO:

Si bien es cierto el cuadro estadístico admite mucha información, es recomendable no incluir demasiada porque se puede confundir al lector.

DESTACAR LAS CIFRAS:

Las cifras son las que deben llamar la atención, no el diseño extravagante del cuadro.

LAS LINEAS DE LOS CUADROS:

Es necesario colocar una línea vertical que separe la columna matriz del cuerpo del cuadro y una línea horizontal al final que es la que cierra el cuadro, que va antes de la fuente o de la nota al calce. El cuadro no lleva líneas horizontales, ni se cierra a los lados. El cuerpo del cuadro sólo lleva, si es necesario, líneas verticales, para ayudar al lector a la mejor comprensión de los datos.

LAS FECHAS:

Se citan las fechas exactas, primero la más antigua y luego la más reciente.

Se utilizan los siguientes símbolos convencionales:

Un año calendario: 2000

Años consecutivos: 1995-2005

Años separados o distanciados: 1973,1984 y 2000

Dos años consecutivos pero no completos, sino que formados por parte de uno y de otro, como los períodos de cosecha o el año fiscal: 2005/06

LOS TOTALES:

Para facilitar la comprensión del lector, se recomienda colocar los totales, cuando las características que se presentan lo requieran. Lo más frecuente es colocarlos en la parte superior y en el lado derecho, pero también se pueden colocar abajo y en el lado izquierdo. La colocación de los totales depende de lo que se quiere resaltar; en el primer caso, los totales de la característica y en el segundo sus categorías.

Para llamar la atención sobre los totales, se acostumbra subrayarlos o ponerlos en negrita. La palabra total en la columna matriz se escribe en mayúscula.

Las series simples no llevan totales y para algunas cronológicas como las series de años tampoco hacen falta, a menos que para el análisis sea necesario hacer agrupaciones por quinquenios o decenios.

Es importante tener presente que los totales se colocan dentro del cuadro, antes de la línea de cierre.

ASPECTOS ESTÉTICOS:

El cuadro debe ser agradable desde el punto de vista estético y se recomienda que no sea ni muy largo y angosto, ni muy ancho y corto.

COMPONENTES Y NORMAS DE LOS GRAFICOS:

TITULO:

Es similar al título de los cuadros. En los textos especializados en presentación de gráficos se recomienda colocar el título en la parte superior, igual que en los cuadros.

NOTA INTRODUCTORIA O PRELIMINAR:

Es similar a la nota introductoria de los cuadros.

LEYENDA EJE (Y):

En cada uno de los ejes del diagrama, se debe indicar claramente y sin abreviar el nombre de cada una de las características representadas; si se trata de una variable continua se agrega la unidad de medida.

En el eje horizontal (X) o eje de las abscisas, se coloca la característica usada para tabular los datos, ésta puede ser cualitativa o cuantitativa. En el eje vertical (Y) o eje de las ordenadas, se colocan las frecuencias, absolutas o relativas. Debe indicarse claramente y sin abreviar la naturaleza de las cifras representadas, por ejemplo:

*Si son cifras absolutas o relativas.

Número de personas.

Porcentaje de estudiantes.

Número de escuelas.

*Si son unidades, miles o millones.

Número de personas (en miles).

Producto interno bruto (en millones de colones).

*Si los datos han sido multiplicados por una constante, entonces, anotar el valor de esta constante.

Tasa de mortalidad infantil (por 1 000 nacimientos).

Tasa bruta de natalidad (por 1 000 habitantes).

ESCALA EJE (Y):

La escala se indica cuando se representan variables cuantitativas y depende de las magnitudes de los datos. La cifra máxima de la escala estará dada por la frecuencia mayor y se recomienda que exista una relación entre el eje “X” y el eje “Y” de 1 cm a 1 cm o de 1,5 cm a 1 cm.

La escala debe elaborarse con la mayor precisión para evitar una falsa impresión de los datos por parte del lector. Errores en la construcción de la escala pueden conducir a interpretaciones incorrectas de los datos.

CERO EN EL ORIGEN:

*Cuando la serie de datos se inicia en cero, para cualquiera de los dos ejes, este número debe colocarse siempre en el origen y especificarse claramente. Cuando la magnitud de la variable está muy alejada de la base cero, para ahorrar espacio, se puede acortar la escala, haciendo un corte ( // ) en el eje correspondiente.

*Estos cortes de escala deben ser claramente identificados y no se debe usar más de uno en un eje. Además, es mejor usarlos sólo al principio de la serie, si se usan después se puede distorsionar la representación de los datos.

*La escala y la unidad de medida no se cambian para un mismo gráfico.

*A veces se hacen cortes cuando hay frecuencias muy grandes o muy pequeñas en el mismo gráfico, de los que es mejor no abusar y solo utilizarlos en casos extremadamente necesarios, con el cuidado que no distorsionen la representación de los datos.

*Siempre se debe mantener la continuidad de la escala. Este aspecto requiere mucho cuidado, principalmente después de un corte de escala.

*En los gráficos de cuadrícula aritmética, es muy importante que se inicie la serie en 0. En los gráficos logarítmicos y semilogarítmicos y cuando se representan números índices no se requiere iniciar la base en 0.

DIAGRAMA:

Es la figura geométrica que representará los datos de la serie o series estadísticas y sus niveles de desagregación (clases o categorías) y se dibuja sobre un plano o diagrama cartesiano.

El diagrama es la parte más importante del gráfico y debe resaltarse; si se comparan dos o más series estadísticas éstas deben aparecer claramente diferenciadas. Su forma depende del tipo de serie estadística.

SIMBOLOGIA:

Para diferenciar las series y las categorías o clases de un gráfico, se utilizan símbolos o colores que puedan observarse fácilmente, pero con el cuidado de que no carguen el diagrama. A la derecha del gráfico se indica el significado de los colores o símbolos usados. Si es sólo una serie la que se representa no requiere identificación.

ESCALA EJE (X):

CERO EN EL ORIGEN:

*La escala y la unidad de medida no se cambian para un mismo gráfico.

*Siempre se debe mantener la continuidad de la escala. Este aspecto requiere mucho cuidado, principalmente después de un corte de escala.

LEYENDA EJE (X):

*Si son cifras absolutas o relativas.

Número de personas.

Porcentaje de estudiantes.

Número de escuelas.

*Si son unidades, miles o millones.

Número de personas (en miles).

Producto interno bruto (en millones de colones).

*Si los datos han sido multiplicados por una constante, entonces, anotar el valor de esta constante.

Tasa de mortalidad infantil (por 1 000 nacimientos).

Tasa bruta de natalidad (por 1 000 habitantes).

NOTA AL PIE:

Es más específica que la nota introductoria y sólo se usa cuando es necesario aclarar una cifra o alguna información sobre el gráfico.

_/: signo que denota la llamada de atención.

Por ejemplo:

1/ Recope: Refinadora Costarricense de Petróleo.

2/ Tasa de fecundidad: nacimientos entre la población femenina de 15 a 44 años.

NORMAS DE PRESENTACION:

No se debe usar para hacer referencia al título, porque para ello existe la nota introductoria. Si la aclaración es muy larga se prefiere usar una “Nota” general al final del gráfico, precedida por dos puntos. Por ejemplo:

*Lleva un punto al final.

*Son poco usadas en los gráficos, pero se pueden utilizar para aclarar información al lector.

TIPOS Y SERIES DE GRÁFICOS:

Las series geográficas o cualitativas comprenden categorías con textos un poco largos, por esta razón se recomienda colocarlos en el eje que se ubica en el lado izquierdo del diagrama y no en el horizontal.

Además, en las barras verticales se destaca más claramente la tendencia de la serie sea ésta cronológica o discreta. Mientras que en las barras horizontales es más fácil comparar la magnitud de las categorías de las series cualitativas o geográficas.

Este multimedia comprende los tipos de gráficos estadísticos más usados en la presentación de datos, y explica cuál es el gráfico más adecuado para cada tipo de serie estadística.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS:

http://.w.w.w.fecea.unicauca.edu.co.com

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